Politique de confidentialité

1. Introduction

Cette politique explique quelles données personnelles Mindlet traite, pourquoi, avec quels prestataires, pendant combien de temps, et comment exercer vos droits. Elle s’applique au site mindlet.app, à l’application web app.mindlet.app et aux applications mobiles Mindlet pour iOS et Android.

Mindlet n’affiche aucune publicité et ne vend aucune donnée.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est la SAS MINDLET.

• Siège social : Hameau de Cateraggio, Lot Rumana, Entrée Lot 1, 20270 Aléria, France
• Courrier électronique : support@mindlet.app
• Identité complète de l’éditeur : mentions légales

Dans l’espace d’une organisation, le rôle change. Lorsqu’un établissement scolaire, un organisme de formation, une entreprise ou une structure de suivi vous inscrit dans son espace pour suivre votre formation, c’est cette organisation qui décide de ce suivi : elle est responsable du traitement des données qu’elle en tire (section 3.8). Mindlet agit alors pour son compte, comme sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, selon l’accord de sous-traitance qui la lie à nous. Votre compte, vos contenus personnels et tout ce que vous faites en dehors de cet espace restent sous la responsabilité de Mindlet.

3. Données collectées

3.1 Votre compte

• Pour vous connecter : votre adresse électronique, à laquelle nous envoyons un code de connexion, ou votre compte Google si vous choisissez « Continuer avec Google ». Dans ce cas, Google nous transmet votre nom, votre adresse électronique et votre photo de profil. Mindlet ne vous demande pas de mot de passe.
• Sans compte : si vous choisissez « Essayer sans compte », nous créons un compte invité sans adresse électronique, que vous pourrez ensuite convertir en compte.
• Votre profil : le nom, le pseudo, la photo, la bannière et la présentation que vous choisissez d’afficher. Votre profil public est visible par défaut ; vous pouvez le rendre privé depuis l’application. Les autres utilisateurs peuvent vous trouver par votre pseudo ou votre adresse électronique, pour vous inviter. Tant que vous n’avez pas choisi de photo ni de bannière, une image est créée à partir de votre pseudo par les services DiceBear (avatar) et Lorem Picsum (bannière) : quand quelqu’un affiche votre profil, son navigateur charge ces images chez eux, qui reçoivent alors votre pseudo et son adresse IP. Choisir votre propre photo et votre propre bannière met fin à ces appels.
• Votre âge : le mois et l’année de naissance que vous indiquez, qui servent à appliquer les règles propres aux mineurs (section 10). Ils ne sont jamais affichés sur votre profil.
• Votre profil d’apprentissage, si vous le renseignez : statut, niveau, classe ou filière, profession, objectif, contexte, langue de génération. Il sert à adapter les contenus générés et les révisions.

3.2 Vos contenus et votre activité

• les documents, liens, fichiers audio et vidéo que vous importez, les notes que vous écrivez et les paquets que vous importez depuis Anki ;
• les collections, cartes et supports générés à partir de ces contenus ;
• vos réponses, votre historique de révision et votre progression ;
• vos conversations avec l’assistant Mindlet ;
• si vous utilisez les fonctions entre membres : vos amis, abonnés et abonnements, vos messages, vos défis ;
• les signalements de cartes que vous nous adressez.

3.3 Paiement

Sur le web, le paiement est traité par Stripe : nous ne recevons ni ne conservons vos coordonnées bancaires. Sur mobile, l’achat est encaissé par Apple ou Google. Nous conservons l’état de votre abonnement et les références des transactions.

3.4 Données techniques

• l’adresse IP et le type d’appareil et de navigateur, enregistrés avec votre session de connexion ;
• si vous autorisez les notifications, l’identifiant technique de votre appareil auprès d’Apple ou de Google, nécessaire pour vous les envoyer ;
• les rapports d’erreur décrits à la section 9.

3.5 La voix

Le microphone sert uniquement à la dictée et à la conversation vocale, dans les deux cas sur votre autorisation préalable et jamais en arrière-plan.

La dictée. Vous appuyez sur le bouton de dictée pour énoncer un message plutôt que de le saisir au clavier. Le microphone s’active à cet instant et s’arrête quand vous relâchez. Le texte obtenu s’affiche dans le champ de saisie : c’est vous qui décidez de l’envoyer ou non.

La conversation vocale. Vous appuyez sur le bouton d’appel pour parler à l’assistant. Tant que l’appel est en cours, le microphone reste ouvert et votre voix est transmise au fil de la parole ; l’assistant vous répond à voix haute et peut ouvrir un écran de l’application à votre demande. Ce que vous dites part directement à l’assistant, sans étape de validation : c’est une conversation. Le bouton l’interrompt à tout moment.

Dans les deux cas, le son est transmis à notre prestataire Mistral AI, établi en France, qui le convertit en texte. Pour un appel, la transcription écrite rejoint l’historique de vos conversations avec l’assistant, au même titre que ce que vous lui écrivez.

Le réglage « Ne répondre qu’appelé par son nom ». Il est désactivé par défaut. Activé, l’assistant ne répond que si vous commencez votre phrase par « Mindlet ». Ce réglage ne fonctionne que pendant un appel : il n’y a aucune écoute en dehors d’un appel. Pendant l’appel, tout ce qui est dit reste transcrit par Mistral AI ; seules les phrases qui commencent par « Mindlet » sont transmises à l’assistant.

L’enregistrement des appels. Par défaut, nous ne conservons pas l’audio de vos appels. Si vous activez le réglage « Garder l’enregistrement de mes appels » (Réglages, « Voix de l’assistant »), nous conservons l’audio de vos appels, votre voix et celle de l’assistant, pour que vous puissiez les réécouter et les télécharger. Ces enregistrements sont effacés automatiquement au bout de 90 jours, et vous pouvez les supprimer avant à tout moment avec le bouton « Supprimer ces enregistrements ». Ce réglage est refusé aux comptes de moins de 15 ans, même s’il est activé.

Nous ne réalisons aucune analyse biométrique : votre voix ne sert jamais à vous identifier.

Vous pouvez retirer l’autorisation d’accès au microphone à tout moment dans les réglages de votre appareil. Le reste de l’application continue de fonctionner normalement.

3.6 Voix clonée

L’application permet, si vous le souhaitez, de créer une voix de synthèse à partir d’un court enregistrement de votre voix, afin que l’assistant lise ses réponses avec. Cette fonctionnalité est facultative et n’est jamais activée sans votre action : elle suppose un enregistrement volontaire, un nom donné à la voix, et la case « C’est ma voix, ou j’ai le consentement explicite de la personne enregistrée. » cochée. Le clonage de la voix d’un tiers sans son consentement explicite est interdit.

L’échantillon est transmis à notre prestataire Mistral AI, établi en France, qui en dérive le modèle de voix. Nous ne conservons pas l’enregistrement : seuls le nom que vous avez choisi et la référence technique de la voix sont enregistrés chez nous. La voix créée n’est proposée qu’à vous, jamais aux autres utilisateurs.

Vous pouvez supprimer une voix clonée à tout moment depuis les réglages de l’application. Elle est alors supprimée chez notre prestataire.

3.7 Newsletter

Si vous vous inscrivez à la newsletter depuis le site, nous conservons votre adresse électronique. L’inscription n’est effective qu’après confirmation par le lien que nous vous envoyons, et chaque envoi permet de se désinscrire.

3.8 Dans l’espace d’une organisation

Ce qui suit ne concerne que les personnes inscrites dans l’espace d’une organisation (établissement scolaire, organisme de formation, entreprise, structure de suivi), et seulement pour cet espace. L’organisation en est responsable (section 2).

• Vos groupes et vos objectifs : les groupes dont vous faites partie, les objectifs que vos formateurs vous fixent et votre avancement sur chacun.
• Votre progression sur les collections de l’organisation : progression par collection et par notion, activité, régularité, cartes qui vous résistent. Selon le réglage choisi par l’organisation, un formateur voit les apprenants de ses groupes ou tous ceux de l’organisation ; le propriétaire et les administrateurs de l’espace voient tous les membres. Un observateur ne voit que des moyennes, et aucune moyenne portant sur moins de trois personnes.
• Votre lecture des supports : quand vous écoutez un podcast, regardez une vidéo, parcourez un diaporama, une fiche ou un document de l’organisation, Mindlet note vos gestes de lecture (lecture, pause, saut, vitesse, page vue) et en tire le temps passé et jusqu’où vous êtes allé. Le temps est mesuré par nos serveurs. Rien n’est mesuré avant que vous ayez lu le message « Ce que Mindlet retient de ta lecture » et appuyé sur « J’ai compris ». Vos formateurs voient le temps passé et jusqu’où vous êtes allé, rien d’autre. Nous ne collectons ni le contenu de votre écran, ni le son de votre micro, ni votre position. Seuls les membres actuels de l’organisation apparaissent dans ce suivi. Si vous lisez une collection publique ou partagée d’une organisation dont vous n’êtes pas membre, votre lecture est enregistrée pour que vous la repreniez au bon endroit, mais personne dans cette organisation ne la voit.
• Votre confort de lecture : vos formateurs ne voient les réglages d’accessibilité que vous utilisez (police, contraste, aides à la lecture) que si vous acceptez de les partager, organisation par organisation, dans Réglages → Confidentialité → « Ce que voit ton organisation ». Vous pouvez arrêter à tout moment. Sans cet accord, un formateur peut seulement vous proposer un profil d’accessibilité, et une proposition ne s’applique jamais sans votre accord.
• Le journal des consultations : chaque fois qu’un formateur ouvre votre fiche (progression, notions, activité, confort, lecture des supports), ou en demande le résumé à l’assistant, la consultation s’inscrit dans un journal que vous pouvez lire dans l’application. Il dit qui, quand et quelle partie, jamais ce qui a été lu.
• Les sondages et la question « Comment c’était ? » après un objectif : vos réponses sont enregistrées avec votre compte, pour que vous ne répondiez qu’une fois. Un sondage est anonyme par défaut : vos formateurs n’en voient que la répartition, et aucun résultat tant que moins de trois personnes ont répondu. Un formateur peut choisir un sondage nominatif ; le sondage vous l’indique alors avant que vous répondiez, et votre prénom apparaît à côté de votre réponse.
• Les messages de vos formateurs : un formateur peut vous envoyer une relance (un court message) ou un objectif. Ils arrivent dans l’application et, si vous l’avez autorisé, sur votre appareil, jamais par courrier électronique. Vous pouvez couper les notifications sur l’appareil dans Réglages → Notifications. Les formateurs reçoivent chaque lundi un bilan, fait de chiffres de groupe, sans le nom d’aucun apprenant.
• L’assistant du formateur : un formateur peut demander à l’assistant où en est un groupe ou l’un de ses apprenants. L’assistant lit alors, dans le périmètre du formateur, les mêmes informations que l’écran (prénom, progression, activité, lecture des supports, et le fait qu’un dispositif d’accompagnement soit ouvert, sans son contenu) et les transmet à Mistral AI pour formuler sa réponse. L’échange reste dans les conversations du formateur avec l’assistant. Il ne lit jamais vos conversations avec l’assistant ni votre voix.
• Les dispositifs d’accompagnement (PPRE, PAP, PPS, PAI) : si votre organisation en ouvre un pour vous, elle y inscrit le type de dispositif, des besoins décrits en termes pédagogiques, les aménagements retenus et un journal de suivi. Mindlet ne prévoit aucun champ pour un diagnostic, une pathologie ou un traitement. Le type de dispositif peut toutefois, à lui seul, renseigner sur votre santé : ces informations ne sont lisibles que par les formateurs et les administrateurs de l’organisation.
• Le suivi par une structure (par exemple un orthophoniste ou une structure médico-sociale) : il n’existe que si vous l’acceptez, ou, si vous êtes mineur, si un titulaire de l’autorité parentale l’accepte. Le consentement dit ce qu’il ouvre, dure un an par défaut, se retire à tout moment, et chaque lecture de la structure est tracée et visible des deux côtés.
• La salle en direct : votre pseudo, ou votre prénom dans une organisation, vos réponses, votre temps de réponse et votre classement, visibles des autres participants et de l’hôte.
• Quand vous quittez l’organisation, ou qu’elle vous retire, tout ce qu’elle garde de vous (dispositifs d’accompagnement, réponses aux sondages, lecture des supports, résultats de salle en direct, inscription dans ses groupes) est effacé trente jours plus tard. Si vous revenez avant, rien n’est effacé. Votre progression sur ses cours reste dans votre compte, et plus personne dans l’organisation ne la voit.

Pour exercer vos droits sur ces données, adressez-vous en priorité à votre organisation ; si vous nous écrivez, nous lui transmettons votre demande et l’aidons à y répondre.

4. Finalités et bases juridiques

Nous n’utilisons pas vos contenus pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

5. Destinataires et prestataires

5.1 Qui voit vos données dans Mindlet

• les personnes avec lesquelles vous choisissez de partager une collection, et les visiteurs de votre profil public ;
• si vous rejoignez l’espace d’une organisation, les personnes décrites à la section 3.8, chacune pour ce qui la concerne ;
• si un parent suit votre compte depuis « Famille et suivi », ce qui y est indiqué ;
• les autorités publiques, lorsque la loi l’exige.

5.2 Nos prestataires

Ils traitent vos données pour notre compte et selon nos instructions.

Les avatars et bannières par défaut sont servis par DiceBear (avatars) et Lorem Picsum (bannières), à partir de votre pseudo (section 3.1).

Lorsque vous importez un lien YouTube, nous interrogeons YouTube (Google) pour obtenir les informations de la vidéo. Pour illustrer vos cartes, nous interrogeons des banques d’images libres (par exemple Wikimedia Commons, Openverse, Pexels ou Pixabay) avec quelques mots décrivant le sujet : elles ne reçoivent ni vos documents ni votre identité.

6. Transferts hors de l’Union européenne

Certains prestataires sont établis aux États-Unis : Cloudflare, Resend, Google, Discord et, pour la société mère, PostHog. Lorsque des données sont transférées hors de l’Espace économique européen, le transfert repose sur la décision d’adéquation de la Commission européenne relative au Data Privacy Framework UE–États-Unis pour les prestataires certifiés, ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Les garanties propres à chaque prestataire figurent dans le tableau de la section 5.2.

7. Durées de conservation

À la suppression de votre compte, votre demande prend effet aussitôt : vos sessions de connexion sont fermées, un abonnement souscrit sur le web est résilié sans renouvellement, votre profil et vos contenus publics sont retirés des espaces publics, et les emails et notifications cessent. Un courrier électronique vous confirme la date d’effacement. Pendant 30 jours, vous pouvez annuler la suppression en vous reconnectant.

Au terme de ces 30 jours, toutes les données liées à votre compte sont effacées automatiquement : données de votre compte et de votre espace personnel, fichiers importés et médias, enregistrements audio des appels, index de recherche, voix clonées chez Mistral AI, fiche client chez Stripe, données de mesure d’audience et rejeux rattachés à votre compte chez PostHog, rapports d’erreur, état de l’assistant.

Restent seulement :

• les factures, que la loi impose de conserver dix ans (article L123-22 du Code de commerce) ;
• les copies que d’autres personnes ont faites de vos collections publiques ;
• sans lien avec votre compte : les journaux techniques de consommation de l’IA et de planification des révisions, la consommation d’éclats dans un espace d’équipe, les signalements de cartes et les identifiants de transaction des boutiques (sans nom ni adresse électronique) ;
• le journal de sécurité des actions d’administration ;
• les journaux d’envoi de courriers électroniques, chez notre prestataire d’envoi, pour la durée qu’il applique.

Un abonnement souscrit sur l’App Store ou Google Play se résilie dans la boutique concernée. La procédure de suppression est décrite sur la page suppression de compte.

8. Sécurité des données

Les échanges avec Mindlet sont chiffrés en transit. L’accès aux données est limité à ce dont chaque fonction a besoin, et les données d’un espace ne sont accessibles qu’à ses membres. Nous corrigeons les failles qui nous sont signalées à support@mindlet.app.

9. Cookies et autres traceurs

9.1 Sur le site mindlet.app

Le site vitrine mindlet.app ne dépose aucun cookie de mesure d’audience, de publicité ou de traçage. Aucun bandeau de consentement ne vous est demandé, parce qu’il n’y a rien à consentir. Seules vos préférences d’accessibilité sont enregistrées localement dans votre navigateur, afin d’être réappliquées à votre prochaine visite : elles ne sont transmises à personne et relèvent d’un stockage strictement nécessaire au service que vous avez demandé.

9.2 Dans l’application Mindlet

L’application app.mindlet.app et les applications mobiles utilisent PostHog, un outil de mesure d’audience et d’analyse de l’usage, hébergé dans l’Union européenne. Il fonctionne à deux niveaux, et vous gardez la main sur les deux depuis Réglages → Confidentialité.

Nous avons fait le choix de ne pas vous imposer de bandeau de consentement. Ce n’est pas un contournement : c’est la contrepartie d’une collecte par défaut volontairement réduite à ce qui ne requiert pas votre consentement.

Niveau 1, la mesure d’audience (activée par défaut). Nous enregistrons les pages consultées et les actions effectuées dans l’application : ce qui est utilisé, ce qui échoue, ce qui fait abandonner un parcours. Cette mesure est sans cookie : aucune information n’est écrite ni lue dans votre terminal pour cet usage. Elle sert uniquement à Mindlet, n’est pas recoupée avec d’autres traitements et ne permet aucun suivi d’un site à l’autre. Comme rien n’est écrit ni lu dans votre terminal, elle ne requiert pas votre consentement au titre de l’article 82 de la loi Informatique et Libertés ; elle repose sur notre intérêt légitime à comprendre l’usage du service pour l’améliorer. Vous pouvez vous y opposer à tout moment en désactivant le réglage « Mesure d’audience » : plus aucune donnée d’usage n’est alors envoyée. Le signal « Do Not Track » de votre navigateur est également respecté.

Niveau 2, le diagnostic détaillé (désactivé par défaut). Ce niveau ajoute l’enregistrement automatique de vos interactions et un rejeu de session, c’est-à-dire la reconstitution de votre navigation dans l’interface. Il dépose pour cela un identifiant dans votre navigateur ou votre appareil. Il excède largement la mesure d’audience, il est donc soumis à votre consentement : il reste inactif tant que vous n’activez pas le réglage « Diagnostic détaillé ». L’activer est un acte positif de votre part, le désactiver se fait au même endroit et aussi facilement. Refuser, ou ne rien faire, n’altère en rien votre utilisation du service.

Ce qui reste masqué même avec le diagnostic activé. Tous les champs de saisie sans exception (adresses électroniques, réponses aux cartes, recherches), le contenu de vos cartes de révision et vos messages. Les informations de paiement ne transitent jamais par nos serveurs.

Conservation de votre choix. Vos réglages sont conservés dans votre navigateur ou votre appareil, et ne sont pas remis à zéro avec le temps : une opposition reste valable tant que vous ne la changez pas. C’est plus protecteur que la recommandation de la CNIL, qui autorise à reposer la question au bout de six mois.

Signalement d’erreurs. Une erreur technique qui survient dans l’application nous est remontée (message d’erreur, écran concerné, version de l’application). C’est un traitement strictement nécessaire au fonctionnement et à la sécurité du service, sans lequel nous ne pourrions pas corriger ce qui casse. Il ne comporte ni le contenu de vos documents, ni vos réponses.

10. Mineurs

Mindlet est accessible à partir de 13 ans. En dessous, un compte ne peut être créé et géré que par un parent, depuis son propre compte. Nous demandons le mois et l’année de naissance pour appliquer les règles suivantes :

• moins de 13 ans : les fonctions entre membres (amis, messages, défis, publication) ne sont pas disponibles ;
• entre 13 et 15 ans : ces fonctions restent fermées tant qu’un titulaire de l’autorité parentale n’a pas donné son accord, conformément à l’article 45 de la loi Informatique et Libertés ;
• moins de 15 ans : l’enregistrement des appels est refusé, même si le réglage est activé ;
• mineurs : les achats ne sont pas possibles.

Nos engagements en matière de protection des mineurs sont détaillés sur la page sécurité des enfants.

11. Vos droits

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• droit d’accès et droit à la portabilité ;
• droit de rectification des données inexactes ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition, notamment à la mesure d’audience ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment ;
• droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès ;
• droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Pour obtenir une copie de vos données ou exercer un autre droit, écrivez à support@mindlet.app. Dans l’application, la page Réglages → Confidentialité propose aussi un lien « Écrire à support@mindlet.app » pour demander l’export de vos données. Pour supprimer votre compte et les données associées, consultez la page suppression de compte.

12. Liens vers d’autres sites

Le site et l’application peuvent contenir des liens vers des sites que nous n’exploitons pas. Leur politique de confidentialité s’applique lorsque vous les consultez.

13. Modifications de la politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. Si un changement est significatif, nous vous en informons de manière plus visible, par courrier électronique ou dans l’application.

14. Contact

Pour toute question sur cette politique :

• Par courrier électronique : support@mindlet.app
• Par courrier : SAS MINDLET, Hameau de Cateraggio, Lot Rumana, Entrée Lot 1, 20270 Aléria, France